Annoter vos opérations avec une référence externe ou une note interne

En plus des types et des catégories, vous pouvez ajouter des notes et des références à vos opérations, pour les ranger et les retrouver facilement.

Références externes

Vous pouvez ajouter une référence externe à certaines opérations sortantes — celles qui partent de votre compte pour aller vers celui d’une autre entité. Voyez les références externes comme des petits commentaires (limités à 140 caractères) associés à vos virements sortants. Les références externes que vous ajoutez à vos virements apparaîtront sur le relevé de compte de votre destinataire, à côté du montant et de la date de l’opération. 

Comme le contenu d’un courrier postal, une référence externe ne peut pas être changée une fois la transaction qu’elle accompagne effectuée, exécutée. Les références externes sont facultatives, vous n’avez pas l’obligation d’en ajouter une à vos opérations.

Si vous utilisez des caractères qui ne font pas partie de cette liste, nous les « nettoierons » de la façon la plus élégante possible, juste avant de les envoyer aux systèmes de paiements.

Par exemple, les lettres accentuées seront transformées en lettres non accentuées. Une référence externe intitulée Salaire août 2020 deviendra Salaire aout 2020 (et non VRT SEPA SALAIRE AOT 2020comme dans certaines banques). Un © deviendra (c). Un 😎 deviendra :sunglasses:. Et si la référence interne que vous avez saisie dépasse les 140 caractères autorisés, nous enlèverons tout ce qui dépasse.

En résumé, nous faisons au mieux pour conserver le sel de votre saisie originale, en composant avec les contraintes un peu rugueuses des systèmes de paiement. Si le destinataire de votre virement est lui aussi chez Memo Bank, alors toutes ces contraintes de caractères n’existent plus, et votre saisie originale s’affichera telle quelle.

Référence externe et identifiant bout à bout

En plus de la référence externe (qui s’appelle le message dans le jargon interbancaire), les banques utilisent un autre champ : l’identifiant bout à bout (end to end ID). Dans les conventions définies par le scheme SEPA, ce champ sert d’identifiant, par exemple pour identifier l’entité qui émet le virement.

Néanmoins, nous avons remarqué que de nombreuses banques ont tendance à utiliser ce end to end ID en guise de référence externe. Parfois en doublon du message, parfois en supplément. Cette pratique est peu respectueuse des directives théoriques SEPA, mais force est de constater qu’elle est relativement courante.

Pour ne pas pénaliser nos clients, nous affichons donc les deux champs dans nos interfaces, chacun sur une ligne :

Voici quelques informations pratiques sur ces deux champs :

• la référence externe (message) peut contenir jusqu’à 140 caractères ;
• l’identifiant bout à bout (end to end ID) ne peut contenir que 35 caractères maximum ;
• si la banque émettrice du virement nous envoie une référence externe identique à l’identifiant bout à bout, alors nous ne l’affichons qu’une seule fois, sur une seule ligne ;
• si la banque émettrice du virement ne nous envoie aucun identifiant (champ vide), alors nous ne vous l’affichons pas non plus. Vous n’aurez alors qu’une seule ligne.

Notes internes

Pour vous y retrouver entre vous, vous pouvez ajouter une note interne à n’importe quelle opération ayant eu lieu sur votre compte. Contrairement à la référence externe, la note interne n’est visible que par vos utilisateurs, vos collaborateurs. 

Comme elles n’engagent que vous et ne sont pas visibles par vos destinataires, elles peuvent être modifiées à tout moment : avant, pendant, ou après les opérations auxquelles elles se rapportent. Les notes internes sont facultatives, vous n’avez pas l’obligation d’en ajouter une à vos opérations.

Consulter les références et les notes

Pour consulter la référence externe ou la note interne d’une opération, accédez au menu Transactions de votre espace de travail. Cliquez sur une opération. Sur la droite, un panneau avec les détails de l’opération apparaîtra.

Voici un tableau qui résume les deux systèmes :