Règles de validation des virements

Pour éviter la fraude au virement et sécuriser votre compte, vous pouvez mettre en place des règles de validation de vos virements sortants. Elles vous permettent de définir avec précision vos processus de validations internes.

Chaque règle de virement vous permet de jouer sur trois paramètres :

1. Un seuil, pour choisir le montant à partir duquel vous souhaitez que les virements sortants fassent l’objet d’une validation. Par exemple : « la règle s’applique à partir de 10 000 € par virement » ;
2. Des responsables, pour désigner le ou les administrateurs qui devront contrôler les virements dont le montant dépasse le seuil ;
3. Des étapes de validation, pour introduire différents niveaux de validation, avec un ou plusieurs responsables pour chaque niveau. Par exemple : « une première validation par un administrateur (n’importe lequel) et une seconde par la directrice financière (et personne d’autre) ». Ces règles s’appliquent sur tous les utilisateurs de l’espace de travail : collaborateurs, administrateurs et représentant. Cependant, une étape de validation qui requiert Un administrateur   sera automatiquement validée si l’utilisateur à l’origine du virement est un administrateur ou le représentant du compte.

Par ailleurs, seuls les administrateurs et le représentant du compte peuvent créer, modifier ou supprimer des règles de validation.

Assigner plusieurs responsables pour remédier aux absences

Pour éviter que vos virements ne restent à quai le jour où la personne chargée de les valider part en congés, vous pouvez assigner plusieurs responsables à une même étape de validation. Au sein d’une même règle de validation, vous pouvez donc dire quelque chose comme :

1. Je veux une première validation par Amandine OU Stéphane ;
2. Ensuite je veux une deuxième validation par Éric OU Sophie ;
3. Enfin, je veux que n’importe quel administrateur puisse valider la dernière étape de ma règle de validation en 3 étapes.

De cette manière, si Stéphane est absent, Amandine peut le remplacer. Le jour où Sophie part en vacances, Éric peut prendre le relais de son côté. Et pour la troisième étape, n’importe quel administrateur pourra apposer son coup de tampon. À ce stade, seuls les administrateurs peuvent être désignés comme responsables d’une étape de validation donnée.

Créer des règles de validation en fonction des montants

Si une seule règle de validation ne vous suffit pas, vous pouvez en créer plusieurs, afin de traiter différemment les virements entre tel et tel montant, par exemple :

• Pour les virements entre 0 et 10 000 € : pas de règle, donc pas de validation, les collaborateurs peuvent gérer les virements sortants de bout en bout.
• Pour les virements entre 10 000 € et 50 000 € : c’est la règle de validation numéro 1 qui s’applique, avec son seuil, ses responsables, et un nombre d’étapes spécifique.
• Pour les virements supérieurs à 50 000 € : c’est la règle de validation numéro 2 qui s’applique, avec un autre seuil, d’autres responsables, et un autre nombre d’étapes.

Toutes vos règles actives sont consignées dans le menu Paramètres    > Virements de votre espace Memo Bank. Vous pouvez les modifier depuis ce même menu.

Suivre et valider les demandes de virement

Dès qu’un virement atteint le seuil d’une règle, il devient une demande de virement. Il n’est pas exécuté tant que chaque étape de la règle n’a pas été validée.

Les responsables retrouvent les demandes qui les attendent dans le menu Virements › Demandes. Ils peuvent les valider ou les rejeter une par une, ou en sélectionner plusieurs pour les traiter en une seule fois. L’auteur du virement suit l’avancement de sa demande au même endroit.

Les e-mails que vous recevez

Nous ne vous envoyons pas d’e-mail à chaque demande. Chaque nuit, vers 01:45 (heure de Paris), nous envoyons un seul e-mail récapitulatif aux personnes concernées par des demandes encore en attente : les responsables qui doivent les valider et les auteurs des virements. Son objet commence par le nom de votre entreprise, suivi de « Des demandes de virement attendent une validation ».

Ce rappel revient chaque nuit tant qu’une demande reste en attente. Il ne peut pas être désactivé dans vos préférences de notification.

Une fois la demande traitée :

• si elle est acceptée, le virement suit son cours normal. Son auteur reçoit l’e-mail habituel d’opération sortante, selon ses préférences de notification. Si le virement échoue malgré l’acceptation, son auteur en est informé par e-mail ;
• si elle est rejetée, aucun e-mail n’est envoyé. Le statut de la demande est visible dans le menu Demandes.

Pour les virements groupés, les e-mails sont décrits dans l’article Faire un virement groupé.