Faire un prélèvement groupé

Un prélèvement groupé permet de faire — en une seule fois — des prélèvements sur le compte de plusieurs personnes. Techniquement, les prélèvements seront rapidement exécutés les uns à la suite des autres. Mais de votre côté, vous n’aurez qu’une seule action à faire.

Pour faire un prélèvement groupé, il faut importer un fichier qui contient les informations sur les différents prélèvements à exécuter. Il peut être au format CSV, XLSX ou XML.

Chaque fichier que vous importez donne un groupe, que vous retrouvez dans le menu Encaissements › Groupes. C’est depuis ce menu que vous suivez et annulez vos prélèvements groupés.

Prélèvement groupé à partir d’un fichier XML

Les fichiers XML de prélèvement groupé (au format pain.008.001.02) sont généralement fournis par les logiciels comptables. Un seul prélèvement groupé permet de programmer plusieurs prélèvements, en une seule fois. Si vous avez ce genre de fichier XML, vous pouvez l’utiliser chez nous pour faire votre prélèvement groupé :

1. Accédez au menu Encaissements de votre espace de travail ;
2. Cliquez sur Faire un prélèvement puis sur Prélèvement groupé ;
3. Sélectionnez le fichier XML que vous souhaitez transmettre, puis cliquez sur Valider ;
4. Suivez les instructions qui s’affichent. Vous aurez notamment le choix de cocher ou décocher les prélèvements que vous ne souhaitez pas réaliser.

Prélèvement groupé à partir d’un fichier CSV ou XLSX

Étape 1. Téléchargez ce modèle de fichier, rempli avec des données fictives, au format que vous préférez :

• Prélèvement groupé — Modèle au format XLSX
• Prélèvement groupé — Modèle au format CSV

Étape 2. Ouvrez le fichier avec Microsoft Excel ou le tableur de votre choix.

Étape 3. Gardez le titre des colonnes inchangé.

Étape 4. Remplacez les données fictives du fichier par les données de vos propres prélèvements, conformément aux mandats signés :

• Colonne A : Référence Unique (obligatoire)
  • La fameuse référence unique de mandat (RUM). Privilégiez les tirets (-) aux tirets bas (_). Les tirets bas ne sont pas autorisés dans les références de mandat.
  • Exemple : PIVERTETASSOCIES-M0077288
• Colonne B : Date d’exécution (facultative)
  • La date à laquelle vous souhaitez que le prélèvement soit programmé, au format AAAA-MM-JJ. Si vous ne remplissez pas cette colonne, le prélèvement sera exécuté au plus vite, c’est-à-dire le jour ouvré suivant.
  • Vos lignes peuvent porter des dates différentes. Dans ce cas, elles sont conservées telles quelles : votre groupe s’exécutera sur ces différentes dates, et vous ne pourrez pas les modifier depuis l’application.
  • Exemple : 2026-08-11
• Colonne C : Montant (obligatoire)
  • Le montant du prélèvement en euros. Vous pouvez mettre des points ou des virgules pour les centimes.
  • Exemple : 232,41
• Colonne D : Référence externe (facultative)
  • Elle sera visible par le débiteur sur son compte bancaire.
  • Exemple : Pivert et Associés - Août
• Colonne E : Scheme (obligatoire)
  • Tapez CORE si c’est un mandat classique (ce sera très probablement votre cas) ; tapez B2B si c’est un mandat B2B. Si vous ne savez pas les différencier, lisez cet article.
  • Exemple : CORE
• Colonne F : Date de signature (obligatoire)
  • La date de signature du mandat, au format AAAA-MM-JJ. Assurez-vous que les cellules sont bien au format texte dans votre tableur. La date doit être antérieure à la date du jour, et correspondre au mandat signé par votre client.
  • Exemple : 2021-08-23
• Colonne G : Adresse (facultative, sauf pour les pays hors de l’EEA)
  • L’adresse postale du débiteur.
  • Exemple : 9 rue Bleue
• Colonne H : Code Postal (facultatif, sauf pour les pays hors de l’EEA)
  • Le code postal du débiteur.
  • Exemple : 75009
• Colonne I : Ville (facultative, sauf pour les pays hors de l’EEA)
  • La ville du débiteur.
  • Exemple : Paris
• Colonne J : Code Pays (facultatif)
  • Le code ISO du pays (deux lettres) du débiteur.
  • Exemple : FR
• Colonne K : IBAN (obligatoire)
  • L’IBAN du débiteur.
  • Exemple : FR7640618802611177530383864
• Colonne L : Nom (obligatoire)
  • Le nom du débiteur, pour vous y retrouver plus facilement entre tous vos mandats.
  • Exemple : Fleur Delacour
• Colonne M : E-mail (facultatif)
  • L’e-mail du débiteur, si vous souhaitez l’informer des futurs prélèvements.
  • Exemple : fleurdelacour@hey.com
• Colonne N : Référence du Contrat  (facultative)
  • La référence du contrat associé au mandat de prélèvement, pour vous aider à faire le tri.
  • Exemple : CPA0360596

Étape 5. Enregistrez votre fichier au format CSV ou XLSX. Pour les CSV, choisissez UTF-8 comme format d’encodage du texte.

Étape 6. Dans le menu Encaissements de votre espace de travail, cliquez sur le bouton Faire un prélèvement, puis sur Prélèvement groupé. Vous pouvez aussi partir du bouton Créer un groupe d’encaissements du menu Groupes.

Étape 7. Importez votre fichier CSV ou XLSX nouvellement créé, puis suivez les instructions. Vous pourrez facilement voir si l’import du fichier a bien fonctionné, et vérifier que les informations sont correctes avant de valider votre prélèvement groupé.

Étape 8. Vérifiez les Encaissements à effectuer. Vous pouvez décocher ceux que vous ne souhaitez pas réaliser.

Étape 9. Choisissez le Compte à créditer. Vous pouvez utiliser des comptes secondaires ou des IBAN virtuels.

Étape 10. Choisissez la Date d’exécution de vos prélèvements. Elle doit correspondre à un jour ouvré. Si votre fichier contient plusieurs dates différentes, cette étape ne vous est pas proposée : les dates de votre fichier sont conservées.

Étape 11. Saisissez une Référence externe si vous le souhaitez (140 caractères au maximum). Elle sera visible par le débiteur sur son compte bancaire, et elle remplacera les références présentes dans votre fichier.

Suivre votre prélèvement groupé

Une fois ces champs validés, vos encaissements sont mis en traitement : ils n’apparaissent pas tous instantanément dans l’onglet Programmés. Vous suivez l’avancement du traitement dans le menu Encaissements › Groupes.

• Chaque groupe porte le nom du fichier que vous avez importé. Vous pouvez rechercher un groupe par son nom, et filtrer vos groupes par date.
• La page d’un groupe classe vos encaissements selon leur statut (exécutés, en cours, programmés, annulés) avec le nombre d’encaissements concernés. Seuls les statuts concernés sont affichés, et les compteurs se mettent à jour pendant le traitement.
• Vous pouvez y retélécharger le fichier importé et voir quel utilisateur a créé le groupe.

Un collaborateur voit les groupes qu’il a lui-même créés. Un administrateur voit tous les groupes de l’entreprise.

Les prélèvements groupés envoyés par l’API Memo Bank ou par EBICS n’apparaissent pas dans cet onglet : vous les retrouvez sous forme d’encaissements individuels dans la liste de vos opérations.

Les e-mails que vous recevez

Vous ne recevez pas un e-mail par encaissement. Nous vous envoyons un e-mail à la création du groupe, puis un second lorsque tous les encaissements du groupe ont été traités.

Annuler un prélèvement groupé

Depuis la page du groupe, vous pouvez annuler l’ensemble du groupe. Tous les encaissements qui n’ont pas encore été exécutés sont alors annulés ; les encaissements déjà exécutés ne sont pas affectés.

Vous pouvez aussi annuler un encaissement en particulier, tant qu’il n’a pas été exécuté.

Limite de prélèvements par fichier

Les prélèvements groupés peuvent contenir jusqu’à 5 000 opérations au maximum.

Délais d’encaissement des prélèvements

Les délais d’encaissement sont détaillés sur cette page.