Faire un prélèvement groupé

Les encaissements par prélèvement sont une option payante, disponible sur tous nos abonnements. Elle doit être activée par votre chargé d’affaires.

Un prélèvement groupé permet de faire — en une seule fois — des prélèvements sur le compte de plusieurs personnes. Techniquement, les prélèvements seront rapidement exécutés les uns à la suite des autres. Mais de votre côté, vous n’aurez qu’une seule action à faire.

Pour faire un prélèvement groupé, il faut importer un fichier qui contient les informations sur les différents prélèvements à exécuter.

Prélèvement groupé à partir d’un fichier XML

Les fichiers XML de prélèvement groupé sont généralement fournis par les logiciels comptables. Un seul prélèvement groupé permet de programmer plusieurs prélèvements, en une seule fois. Si vous avez ce genre de fichier XML, vous pouvez l’utiliser chez nous pour faire votre prélèvement groupé :

  1. Accédez au menu Encaissements de votre espace de travail ;
  2. Cliquez sur Faire un prélèvement puis sur Prélèvement groupé  ;
  3. Sélectionnez le fichier XML que vous souhaitez transmettre, puis cliquez sur Valider  ;
  4. Suivez les instructions qui s’affichent. Vous aurez notamment le choix de cocher ou décocher les prélèvements que vous ne souhaitez pas réaliser.

Prélèvement groupé à partir d’un fichier CSV ou XLSX

Étape 1. Téléchargez ce modèle (vierge) de fichier, au format que vous préférez :

Étape 2. Ouvrez le fichier avec Microsoft Excel ou le tableur de votre choix.

Étape 3. Gardez le titre des colonnes inchangé.

Étape 4. Remplissez le fichier conformément aux mandats signés :

  • Colonne A : Référence Unique (obligatoire)
    • La fameuse référence unique de mandat (RUM). Privilégiez les tirets (-) aux tirets bas (_). Les tirets bas ne sont pas autorisés dans les références de mandat.
    • Exemple : PIVERTETASSOCIES-M0077288
  • Colonne B : Date d'Exécution (facultative)
    • La date à laquelle vous souhaitez que le prélèvement soit programmé, au format AAAA-MM-JJ. Si vous ne remplissez pas cette colonne, le prélèvement sera exécuté au plus vite, c’est-à-dire le jour ouvré suivant.
    • Exemple : 2024-08-11
  • Colonne C : Montant (obligatoire)
    • Le montant du prélèvement en euros. Vous pouvez mettre des points ou des virgules pour les centimes. 
    • Exemple : 232,41
  • Colonne D : Référence externe (facultative)
    • Elle sera visible par le débiteur sur son compte bancaire.
    • Exemple : Pivert et Associés - Août
  • Colonne E : Scheme (obligatoire)
    • Tapez CORE si c’est un mandat classique (ce sera très probablement votre cas) ; tapez  B2B si c’est un mandat B2B. Si vous ne savez pas les différencier, lisez cet article.
    • Exemple : CORE
  • Colonne F : Date de signature (obligatoire)
    • La date de signature du mandat, au format AAAA-MM-JJ. Assurez-vous que les cellules sont bien au format texte dans votre tableur. La date doit être antérieure à la date du jour, et correspondre au mandat signé par votre client.
    • Exemple : 2021-08-23
  • Colonne G : Adresse (facultative, sauf pour les pays hors de l’EEA)
    • L’adresse postale du débiteur.
    • Exemple : 9 rue Bleue
  • Colonne H : Code Postal (facultatif, sauf pour les pays hors de l’EEA)
    • Le code postal du débiteur.
    • Exemple : 75009
  • Colonne I : Ville (facultative, sauf pour les pays hors de l’EEA)
    • La ville du débiteur.
    • Exemple : Paris
  • Colonne J : Code Pays (obligatoire)
  • Colonne K :IBAN (obligatoire)
    • L’IBAN du débiteur.
    • Exemple : FR7640618802611177530383864
  • Colonne L : Nom (obligatoire)
    • Le nom du débiteur, pour vous y retrouver plus facilement entre tous vos mandats.
    • Exemple : Fleur Delacour
  • Colonne M : E‑mail (facultatif)
    • L’e‑mail du débiteur, si vous souhaitez l’informer des futurs prélèvements.
    • Exemple : fleurdelacour@hey.com
  • Colonne N : Référence du contrat (facultative)
    • La référence du contrat associé au mandat de prélèvement, pour vous aider à faire le tri.
    • Exemple : CPA0360596

Pour y voir plus clair sur ce que vous devriez obtenir, voici des modèles de fichiers (remplis) qui fonctionnent :

N’hésitez pas à le comparer avec le vôtre pour déceler d’éventuelles erreurs.

Étape 5. Enregistrez votre fichier au format CSV ou XLSX. Pour les CSV, choisissez UTF-8 comme format d’encodage du texte.

Étape 6. Dans le menu Encaissements de votre espace de travail, cliquez sur le bouton Faire un prélèvement , puis sur Prélèvement groupé .

Étape 7. Importez votre fichier CSV ou XLSX nouvellement créé, puis suivez les instructions. Vous pourrez facilement voir si l’import du fichier a bien fonctionné, et vérifier que les informations sont correctes avant de valider l’ajout du groupe de mandats.

Étape 8. Choisissez le Compte à créditer . Vous pouvez utiliser des comptes secondaires ou des IBAN virtuels.

Étape 9. Choisissez la Date d’exécution de vos prélèvements. Elle doit correspondre à un jour ouvré.

Étape 10. Saisissez une Référence externe si vous le souhaitez. Elle sera visible par le débiteur sur son compte bancaire.

Étape 11. Cochez la case Notifier le client par e‑mail si vous souhaitez l’informer de ce prélèvement. Tapez l’adresse du client vers laquelle envoyer cet e‑mail.

Une fois ces champs remplis et validés, c’est tout bon. Vos prélèvements sont prêts à partir. Ils apparaîtront immédiatement dans l’onglet Programmés de vos encaissements par prélèvement.

Limite de prélèvements par fichier

Les prélèvement groupés peuvent contenir jusqu’à 5000 opérations au maximum.

Délais d’encaissement des prélèvements

Par rapport à la date d’exécution que vous choisissez, les fonds arriveront sur votre compte le jour ouvré suivant, dans l’après-midi.

Si vous programmez une date d’exécution pour le jour même, les fonds arriveront sur votre compte :

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