Importer un ou plusieurs mandats de prélèvements SEPA déjà signés

Les encaissements par prélèvement sont une option payante, disponible sur tous nos abonnements. Elle doit être activée par votre chargé d’affaires.

Si vous possédez un ICS et que vous avez fait signer un mandat de prélèvement à votre débiteur, vous allez pouvoir importer ce mandat sur votre compte Memo Bank. Vous pouvez importer un ou plusieurs mandats à la fois.

Importer un mandat unique

Dans le menu Encaissements de votre espace de travail, rendez-vous sur l’onglet Mandats. Cliquez sur le bouton ⊕ Créer ou importer un mandat , puis sur Importer un mandat déjà signé .

Remplissez ensuite ces différents champs, conformément au mandat signé par votre client :

  • Mandat classique ou Mandat B2B
    • Si vous ne savez pas les différencier, lisez cet article. Il est fort probable qu’un mandat classique vous suffise.
  • Référence unique du mandat
    • Elle sert à identifier votre mandat. Vous pouvez la déterminer librement. Mais choisissez bien, car vous ne pourrez pas la modifier plus tard. C’est un choix définitif.
  • Date de signature
    • Elle doit être antérieure à la date du jour, et correspondre au mandat signé par votre client.
  • IBAN du compte à prélever
  • Nom ou raison sociale
  • Adresse , Code postal , Ville et Pays

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi remplir ces champs facultatifs :

  • E‑mail
    • Celui du client.
  • Référence du contrat
    • Pour la transmettre à votre client avec le prélèvement.
  • Catégorie des prélèvements
    • Pour que chaque prélèvement soit automatiquement catégorisé.

Une fois votre mandat ajouté, vous pourrez directement faire un prélèvement.

Importer un groupe de mandats

Étape 1. Téléchargez ce modèle (vierge) de fichier, au format que vous préférez :

Étape 2. Ouvrez le fichier avec Microsoft Excel ou le tableur de votre choix.

Étape 3. Gardez le titre des colonnes inchangé.

Étape 4. Remplissez le fichier conformément aux mandats signés :

  • Colonne 1 : Scheme (obligatoire)
    • Tapez CORE si c’est un mandat classique (ce sera très probablement votre cas) ; tapez B2B si c’est un mandat B2B. Si vous ne savez pas les différencier, lisez cet article.
    • Exemple : CORE
  • Colonne 2 : Référence unique (obligatoire)
    • La fameuse référence unique de mandat (RUM).
    • Exemple : PIVERTETASSOCIES-M0077288
  • Colonne 3 : Date de signature (obligatoire)
    • La date de signature du mandat, au format AAAA-MM-JJ. Assurez-vous que les cellules sont bien au format texte dans votre tableur.
    • Exemple : 2021-08-23
  • Colonne 4 : Adresse (obligatoire)
    • L’adresse postale du débiteur.
    • Exemple : 9 rue Bleue
  • Colonne 5 : Code postal (obligatoire)
    • Le code postal du débiteur.
    • Exemple : 75009
  • Colonne 6 : Ville  (obligatoire)
    • La ville du débiteur.
    • Exemple : Paris
  • Colonne 7 : Code Pays  (obligatoire)
  • Colonne 8 : IBAN  (obligatoire)
    • L’IBAN du débiteur.
    • Exemple : FR7640618802611177530383864
  • Colonne 9 : Nom (obligatoire)
    • Le nom du débiteur, pour vous y retrouver plus facilement entre tous vos mandats.
    • Exemple : Fleur Delacour
  • Colonne 10 : E‑mail (facultatif)
    • L’e‑mail du débiteur, si vous souhaitez l’informer des futurs prélèvements.
    • Exemple : fleurdelacour@hey.com
  • Colonne 11 : Référence du contrat (facultatif)
    • La référence du contrat associé au mandat de prélèvement, pour vous aider à faire le tri.
    • Exemple : CPA0360596

Pour y voir plus clair sur ce que vous devriez obtenir, voici des modèles de fichiers (remplis) qui fonctionnent :

N’hésitez pas à le comparer avec le vôtre pour déceler d’éventuelles erreurs.

Étape 5. Enregistrez votre fichier au format CSV ou XLSX. Pour les CSV, choisissez UTF-8 comme format d’encodage du texte.

Étape 6. Dans le menu Encaissements de votre espace de travail, rendez-vous sur l’onglet Mandats. Cliquez sur le bouton ⊕ Créer ou importer un mandat , sur Importer un mandat déjà signé , puis rendez-vous dans l’onglet Ajout groupé (CSV, XLSX) .

Étape 7. Importez votre fichier CSV ou XLSX nouvellement créé, puis suivez les instructions. Vous pourrez facilement voir si l’importation du fichier a bien fonctionné, et vérifier que les informations sont correctes avant de valider l’ajout du groupe de mandats.

Une fois vos mandats ajoutés à votre espace de travail Memo Bank, vous pourrez faire des prélèvements.

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