Faire signer un mandat de prélèvement à vos clients

Les encaissements par prélèvement sont une option payante, disponible sur tous nos abonnements. Elle doit être activée par votre chargé d’affaires.

Faire signer un mandat unique

Dans le menu Encaissements de votre espace de travail, rendez-vous sur l’onglet Mandats. Cliquez sur le bouton ⊕ Créer ou importer un mandat , puis sur Créer un mandat .

Vous avez ensuite quelques champs à remplir.

  • Mandat classique ou Mandat B2B
    • Si vous ne savez pas les différencier, lisez cet article. Il est fort probable qu’un mandat classique vous suffise.
  • Référence unique du mandat
    • Elle sert à identifier votre mandat. Vous pouvez la déterminer librement. Mais choisissez bien, car vous ne pourrez pas la modifier plus tard. C’est un choix définitif.
  • Référence du contrat (facultatif)
    • Pour la transmettre à votre client avec le prélèvement.
  • E‑mail du client
    • L’adresse e‑mail à laquelle nous enverrons l’invitation à signer électroniquement le mandat.
  • Message personnalisé (facultatif)
    • Le texte qui accompagnera l’e‑mail d’invitation envoyé à votre client pour signer le mandat.

Cliquez ensuite sur Continuer . Dans l’écran suivant, vous verrez un récapitulatif du mandat que vous vous apprêtez à faire signer. Vous aurez également la possibilité de catégoriser automatiquement les futurs prélèvements associés à ce mandat. Cliquez sur Envoyer le mandat pour signature , et c’est parti.

De son côté, votre client recevra un e-mail avec une invitation à signer le mandat, dans laquelle il devra saisir ses coordonnées et son IBAN, puis signer le mandat.

De votre côté, vous pourrez suivre la demande de signature dans l’onglet En attente de signature. Dès que le mandat sera signé par votre client, vous pourrez planifier des prélèvements.

Faire signer plusieurs mandats d’un coup

Étape 1. Téléchargez ce modèle (vierge) de fichier, au format que vous préférez :

Étape 2. Ouvrez le fichier avec Microsoft Excel ou le tableur de votre choix.

Étape 3. Gardez le titre des colonnes inchangé.

Étape 4. Remplissez le fichier conformément aux mandats signés :

  • Colonne 1 : Scheme (obligatoire)
    • Tapez CORE si c’est un mandat classique (ce sera très probablement votre cas) ; tapez B2B si c’est un mandat B2B. Si vous ne savez pas les différencier, lisez cet article.
    • Exemple : CORE
  • Colonne 2 : Référence unique (obligatoire)
    • La fameuse référence unique de mandat (RUM).
    • Exemple : PIVERTETASSOCIES-M0077288
  • Colonne 3 : E‑mail (obligatoire)
    • L’e‑mail du client auquel sera envoyée l’invitation à lui faire signer le mandat.
    • Exemple : fleurdelacour@hey.com
  • Colonne 4 : Référence du contrat (facultatif)
    • La référence du contrat associé au mandat de prélèvement, pour vous aider à faire le tri.
    • Exemple : CPA0360596
  • Colonne 5 : Référence Message personnalisé (facultatif)
    • Le texte qui accompagnera l’e‑mail d’invitation qui sera envoyé à votre client pour signer le mandat.

Pour y voir plus clair sur ce que vous devriez obtenir, voici des modèles de fichiers (remplis) qui fonctionnent :

N’hésitez pas à le comparer avec le vôtre pour déceler d’éventuelles erreurs.

Étape 5. Enregistrez votre fichier au format CSV ou XLSX. Pour les CSV, choisissez UTF-8 comme format d’encodage du texte.

Étape 6. Dans le menu Encaissements de votre espace de travail, rendez-vous sur l’onglet Mandats. Cliquez sur le bouton ⊕ Créer ou importer un mandat , sur Créer un mandat , puis rendez-vous dans l’onglet Création groupée (CSV, XLSX) .

Étape 7. Importez votre fichier CSV ou XLSX nouvellement créé, puis suivez les instructions. Vous pourrez facilement voir si l’importation du fichier a bien fonctionné, et vérifier que les informations sont correctes avant d’envoyer vos mandats en signature électronique auprès de vos clients.

De leur côté, vos clients recevront un e-mail avec une invitation à signer le mandat, dans laquelle ils devront saisir leurs coordonnées et leur IBAN, puis signer le mandat.

De votre côté, vous pourrez suivre les demandes de signatures dans l’onglet En attente de signature. Dès qu’un mandat sera signé par votre client, vous pourrez ensuite planifier des prélèvements.

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