Débuter avec l’automatisation comptable

La page Dépenses centralise les dépenses de l’ensemble de vos comptes courants. En cliquant sur une dépense, vous pouvez vérifier les informations comptables qui ont été automatiquement remplies.

Lorsqu’un justificatif est ajouté à la dépense, nous remplissons automatiquement le numéro de facture, le montant hors taxes et le montant de TVA.

La première fois que vous vérifiez une dépense d’un fournisseur, vous devez définir le fournisseur et les comptes comptables associés à cette dépense (compte de tiers, compte de charges, compte de TVA, compte banque). Pour les dépenses suivantes, nous remplirons automatiquement ces informations :

  • pour les prochaines dépenses vers ce fournisseur, le fournisseur ainsi que le comptes de charges et le compte de tiers seront automatiquement remplis ;
  • pour les prochaines dépenses depuis le même compte courant, le compte banque sera automatiquement rempli ;
  • pour les prochaines dépenses soumises au même taux de TVA, le compte de TVA sera automatiquement rempli.

Pour gagner du temps, vous pouvez importer un groupe de fournisseurs et importer un groupe de comptes de charges. Le reste des comptes peuvent être créés au fur et à mesure que vous vérifiez des dépenses, ou depuis le menu Plan comptable.

Si certaines opérations n’entrent pas dans la comptabilité fournisseurs, par exemple le paiement de salaires ou un virement de trésorerie, vous pouvez choisir de les masquer.

Créer des comptes de charges

Consultez notre article attitré.

Créer des fournisseurs

Consultez notre article attitré.

Créer des comptes de TVA

Pendant la vérification d’une dépense

  1. Cliquez sur le menu déroulant Compte de TVA.
  2. Cliquez sur Ajouter un compte de TVA.
  3. Complétez le nom et le numéro du compte de TVA.

Depuis le menu « Plan comptable »

  1. Cliquez sur le menu Plan comptable.
  2. Cliquez sur l’onglet Comptes de TVA.
  3. Cliquez sur le bouton Ajouter un compte de TVA.
  4. Complétez le nom du compte de TVA, le taux de TVA et le numéro du compte de TVA.
  5. S’il s’agit d’un compte d’autoliquidation de TVA, cochez la case Compte de TVA auto-liquidée, puis renseignez le numéro de compte à créditer.

Appliquer un prorata de TVA

  1. Cliquez sur le menu Plan comptable.
  2. Cliquez sur l’onglet Comptes de TVA.
  3. Cliquez sur le bandeau Prorata appliqué.
  4. Complétez le prorata.

Ce prorata sera appliqué sur tous les taux de TVA.

Masquer une dépense

Il est possible que certaines opérations affichées sur la page Dépenses ne relèvent pas de la comptabilité fournisseur (paiement de salaires, virements de trésorerie…). Si c’est le cas, vous pouvez masquer ces opérations. Une fois masquées, les opérations futures vers ces contreparties ne seront plus affichées dans l’onglet À vérifier.

Depuis le menu « Dépenses »

  1. Cliquez sur le menu Dépenses.
  2. Cliquez sur les ••• de la dépense que souhaitez masquer.
  3. Cliquez sur Masquer cette opération de la liste des dépenses.

Pendant la vérification d’une dépense

  1. Cliquez sur le menu Dépenses.
  2. Cliquez sur une dépense.
  3. Cliquez sur •••.
  4. Cliquez sur Masquer cette opération de la liste des dépenses.

Vous pourrez retrouver les opérations masquées dans l’onglet Masquées. Si vous souhaitez réafficher une opération masquée :

  1. Cliquez sur le menu Masquées ;
  2. Cliquez sur une opération masquée ;
  3. Cliquez sur Afficher dans la liste.

Cette dépense et les dépenses futures vers cette même contrepartie seront affichées dans l’onglet À vérifier.

Modifier une dépense vérifiée

  1. Cliquez sur la dépense vérifiée.
  2. Cliquez sur Modifier.

Exporter des écritures comptables

Pour exporter les écritures comptables liées à vos dépenses :

  1. Cliquez sur le menu Dépenses ;
  2. Cliquez sur l’onglet Vérifiées ;
  3. Cliquez sur le bouton Exporter ;
  4. Sélectionnez le format ;
  5. Cliquez sur Exporter.

L’export contient les écritures comptables de toutes les dépenses de l’onglet Vérifiées. Elle est constituée de trois fichiers :

  • un fichier Journal des achats contenant les écritures liées aux achats ;
  • un fichier Journal de banque contenant les écritures liées au décaissement ;
  • un fichier Toutes les écritures contenant toutes les écritures comptables.

Vous pouvez retrouver cet export dans l’onglet Exports.

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