Règles de validations des virements

Vous pouvez mettre en place des règles de validation pour vos virements sortants. Elles vous permettent de définir avec précision vos processus de validations internes.

Chaque règle de virement vous permet de jouer sur trois paramètres :

  1. Un seuil, pour choisir le montant à partir duquel vous souhaitez que les virements sortants fassent l’objet d’une validation. Par exemple : « la règle s’applique à partir de 10 000 € par virement » ;
  2. Des responsables, pour désigner le ou les administrateurs qui devront contrôler les virements dont le montant dépasse le seuil ;
  3. Des étapes de validation, pour introduire différents niveaux de validation, avec un ou plusieurs responsables pour chaque niveau. Par exemple : « une première validation par un administrateur (n’importe lequel) et une seconde par la directrice financière (et personne d’autre)  ».Ces règles s’appliquent sur tous les utilisateurs de l’espace de travail : collaborateurs, administrateurs et titulaire. Cependant, une étape de validation qui requiert Un administrateur sera automatiquement validée si l’utilisateur à l’origine du virement est un administrateur ou le titulaire du compte.

Par ailleurs, seuls les administrateurs et le titulaire du compte peuvent créer, modifier ou supprimer des règles de validation.

Assigner plusieurs responsables pour remédier aux absences

Pour éviter que vos virements ne restent à quai le jour où la personne chargée de les valider part en congés, vous pouvez assigner plusieurs responsables à une même étape de validation. Au sein d’une même règle de validation, vous pouvez donc dire quelque chose comme :

  1. Je veux une première validation par Amandine OU Stéphane ;
  2. Ensuite je veux une deuxième validation par Éric OU Sophie ;
  3. Enfin, je veux que n’importe quel administrateur puisse valider la dernière étape de ma règle de validation en 3 étapes.

De cette manière, si Stéphane est absent, Amandine peut le remplacer. Le jour où Sophie part en vacances, Éric peut prendre le relais de son côté. Et pour la troisième étape, n’importe quel administrateur pourra apposer son coup de tampon. À ce stade, seuls les administrateurs peuvent être désignés comme responsables d’une étape de validation donnée.

Créer des règles de validation en fonction des montants

Si une seule règle de validation ne vous suffit pas, vous pouvez en créer plusieurs, afin de traiter différemment les virements entre tel et tel montant, par exemple :

  • Pour les virements entre 0 et 10 000 € : pas de règle, donc pas de validation, les collaborateurs peuvent gérer les virements sortants de bout en bout.
  • Pour les virements entre 10 000 € et 50 000 € : c’est la règle de validation numéro 1 qui s’applique, avec son seuil, ses responsables, et un nombre d’étapes spécifique.
  • Pour les virements supérieurs à 50 000 € : c’est la règle de validation numéro 2 qui s’applique, avec un autre seuil, d’autres responsables, et un autre nombre d’étapes.

Toutes vos règles actives sont consignées dans l’onglet Règles de validation du menu « Paramètres de la société » de votre espace Memo Bank.

Ce que les règles de validation changent pour votre équipe

Les règles de validation remplacent les demandes de virement que vous utilisiez peut-être jusque-là.

  • Avec les demandes de virement, le goulot d’étranglement en matière de virements sortants se situait au niveau des permissions des collaborateurs (au sens de rôle) : certains pouvaient faire des virements en autonomie, d’autres pouvaient faire des demandes de virement, et d’autres enfin ne pouvaient faire ni virement ni demande de virement.
  • Avec les règles de validation, le goulot d’étranglement se situe maintenant au niveau du montant du virement sortant : les virements d’un certain montant sont soumis à telle règle, et les virements dont le montant se situe en dessous de vos seuils de validation peuvent être menés de bout en bout par certains de vos collaborateurs — celles et ceux que vous autorisez à faire des virements.

La notion de « demande de virement » disparaît donc au niveau des rôles de vos collaborateurs. Elle est remplacée par une permission binaire : Peut faire des virements/Ne peut pas faire des virements. Tous les utilisateurs qui peuvent faire des virements sont soumis aux règles de validation liées à votre espace de travail Memo Bank. En clair, plus aucun utilisateur de votre espace de travail n’est autonome sur 100 % de ses virements, comme cela pouvait être le cas auparavant. Désormais, c’est le montant de chaque virement qui détermine le degré d’autonomie dont vos collaborateurs disposent.

Des demandes de virement aux règles de validation

Comment se passe la bascule des demandes de virement vers les règles de validation ? Deux cas de figure sont possibles :

  1. Si au moins un de vos collaborateurs pouvait faire des virements ou des « demandes de virement », alors tous vos utilisateurs sont maintenant soumis à une règle de validation que nous avons automatiquement créée sur votre espace Memo Bank. Cette règle prévoit que tous les virements qui sortent de votre compte Memo Bank doivent être validés par un administrateur — n’importe lequel. Par défaut, cette règle de validation s’applique à partir de 0 €, elle va donc « intercepter » 100 % de vos virements sortants, mais vous pouvez relever ce seuil à votre convenance.
  2. Si aucun de vos collaborateurs ne pouvait faire des demandes de virement ou des virements tout court, rien ne change pour vous. Aucune règle de validation n’est apparue automatiquement sur votre espace Memo Bank.

Ce qui change pour les collaborateurs

Cas 1 : les virements et les demandes de virement vous étaient interdits

  • Avant : vous ne pouviez faire ni virement ni demande de virement.
  • Maintenant : vous ne pouvez faire ni virement ni demande de virement. Aucun changement donc.

Cas 2 : vous pouviez faire des demandes de virement uniquement

  • Avant : vous deviez faire une demande de virement pour chacun de vos virements.
  • Maintenant : vous êtes autonome pour les virements qui se situent en dessous du seuil de validation de votre organisation mais vous devez faire valider les virements qui dépassent ce fameux seuil.

Cas 3 : vous pouviez faire des virements en autonomie

  • Avant : vous aviez la main pour mener tous vos virements sortants de bout en bout.
  • Maintenant : vous gardez la main sur les virements dont le montant se situe au-dessous du seuil de validation de votre organisation mais vous devez faire valider les virements qui dépassent le seuil.

Ce qui change pour les administrateurs et le titulaire

Seuls les administrateurs peuvent valider les virements soumis à une règle de validation. Rien ne change sur ce point. Ce qui est nouveau, c’est que les administrateurs et les titulaires sont eux aussi soumis aux règles de validation, alors qu’ils étaient dispensés de demandes de virement jusque-là.

  • Avant : vous aviez la main pour mener tous vos virements sortants de bout en bout.
  • Maintenant : vous gardez la main sur les virements dont le montant se situe au-dessous du seuil de validation de votre organisation, mais vous devez faire valider les virements qui dépassent le seuil, sauf si vous avez été désigné comme le « validateur  » de la règle de validation qui s’applique à vos virements — auquel la cas validation est automatique.

Les administrateurs et le titulaire peuvent par ailleurs ajouter, modifier, ou supprimer des règles de validation. Et si vous avez la responsabilité d’une étape de validation, au sein d’une règle de validation, alors vous pouvez valider (ou refuser) l’étape en question de la règle en question.

Cas exotiques

  • Si vous êtes administrateur ou titulaire, et que vous vous « auto-désignez » comme seul et unique responsable d’une règle de validation, ou que « n’importe quel administrateur » peut valider la règle, alors tous les virements que vous ferez (de votre côté) seront automatiquement validés s’ils sont soumis à votre règle. Dit autrement : vous ne devrez pas valider à la main vos propres virements sortants. En revanche, vous devrez valider les virements des autres, dès l’instant que leur montant dépassera le seuil de votre règle — car vous êtes responsable de la validation de la règle.
  • Si vous supprimez les comptes de tous les administrateurs responsables d’une même règle de validation, la règle est alors suspendue, et tous les virements qui tombent dans ses filets sont bloqués. Pour débloquer la règle, vous devez nommer de nouveaux responsables, en piochant parmi les administrateurs encore actifs. Pour vous éviter de tomber dans cet écueil, nous vous avertirons si vous êtes sur le point de supprimer le compte d’un administrateur sur qui repose une règle de validation donnée.