Exiger des justificatifs pour les paiements par carte

Memo Bank vous propose plusieurs fonctionnalités pour mettre en œuvre votre politique de gestion des dépenses, et arrêter de courir après les justificatifs.

Dans le menu Paramètres > Cartes, vous pouvez exiger des justificatifs pour les paiements par carte de vos collaborateurs.

• En cochant cette option, vous définissez un délai (en jours) pendant lequel vos utilisateurs doivent justifier leurs dépenses, c’est-à-dire associer un justificatif à chaque transaction.
• S’ils ne le font pas, ils recevront des e‑mails de rappel.
• Lorsqu’une dépense reste sans justificatif plus longtemps que le nombre de jours vous avez défini, elle sera alors considérée comme En retard, et affichée comme telle dans l’interface.
• Les détenteurs de carte disposent d’un onglet Mes justificatifs manquants dans leur menu Cartes . Il contient toutes les transactions par carte auxquelles ils n’ont pas encore associé de justificatif.
• Si un utilisateur a perdu un justificatif, il peut marquer le justificatif comme Impossible à fournir au niveau de la transaction. Il ne sera alors plus considéré comme manquant.

Bloquer les cartes des utilisateurs lorsque les justificatifs sont en retard

Toujours dans le menu Paramètres > Cartes, vous pouvez également bloquer les cartes des utilisateurs ayant des justificatifs en retard, au bout d’un certain nombre de justificatifs manquants.

• En cochant cette option, vous définissez le nombre maximum de justificatifs en retard que vous tolérez avant de bloquer la carte de l’utilisateur.
• Les utilisateurs concernés recevront un e‑mail de rappel lorsqu’ils arrivent au dernier achat effectué avant blocage.
• Une fois le seuil maximum atteint, toutes les cartes de l’utilisateur concerné seront bloquées.
• Lorsque l’utilisateur aura ajouté les justificatifs manquants, ses cartes seront automatiquement débloquées.